PA SURAKARTA ISI KEGIATAN HARI JUMAT DENGAN MELAKUKAN PENATAAN ARSIP INAKTIF
Surakarta, Jumat 5 Mei 2020 | Pengadilan Agama Surakarta pagi ini giat melakukan aktivitas yang berbeda dari hari-hari Jumat sebelumnya, yaitu senam pagi. Sebagian Hakim mengikuti pembinaan teknik percepatan penyelesaian penyusunan putusan di ruang media center, sebagian melakukan sidang tunggal dan sebagian lainnya melakukan penataan arsip inaktif di ruang arsip. Penataan arsip inaktif ini sangat penting, mengingat PA Surakarta adalah pengadilan yang mempunyai rekam jejak sejarah yang panjang (baca: pengadilan swapraja Kasunanan Surakarta Hadiningrat).
Sebagaimana kita ketahui berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dibagi menjadi 3 yang meliputi ; arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
Arsip dinamis meliputi arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital berdasarkan UU no. 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa :
- Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
- Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya telah menurun;
- Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan.
Kegiatan penataan arsip ini dimulai dari pemilahan, peringkasan/pengelompokan arsip, pendeskripsian, pembuatan skema pengelompokan arsip, manuver kartu deskripsi, memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi, manuver berkas, memasukkan arsip ke dalam folder, pembungkusan arsip, memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks, kemudian membuat daftar arsip/daftar pertelaan arsip.
(ibu-ibu tim dapur mempersiapkan hidangan makan siang)
Tujuan kegiatan ini bertujuan untuk memenuhi amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara. (Adm/Yusron)