(Sebelum melakukan DDTK, para pemateri berbincang di ruang Ketua PA Surakarta)

Kamis, 17 Oktober 2019 – Pengadilan Agama Surakarta menerima kunjungan dari Pengelola Tata Arsiparis Mahkamah Agung Republik pukul 09.00 WIB pada Kamis (17/10/2019).

Kunjungan ini merupakan bagian dari rangkaian pembinaan Tata Arsiparis di sejumlah wilayah hukum Pengadilan Tingkat Pertama di Jawa Tengah berdasarkan Surat Tugas Kepala Biro Umum Mahkamah Agung RI Nomor: 373.a/BUA.7/ST/10/2019 tanggal 9 Oktober 2019 yang dikoordinasi oleh Bapak Sutriyadi, S.H., M.H. (Kepala Sub Bagian Agenda & pengiriman), dan diikuti oleh beberapa stafnya terdiri dari Arief Harmoko, S.H. (Staf Sub. Bagian Kearsipan & Dokumentasi), Alwi, S.H. ( Staf Sub Bagian Pengadaan & Percetakan), serta Asmawi (Staf Sub Bagian Persuratan).

Selama di Pengadilan Agama Surakarta, para pemateri dari Biro Umum Mahkamah Agung tersebut langsung memberikan diklat di tempat kerja tiap-tiap ruangan, mengingat pada saat itu Pengadilan Agama Surakarta sedang menjalankan tupoksinya, sehingga tidak mengganggu pelayanan publik.

(Arief Harmoko menghadiahkan buku tata kelola arsiparis kepada Kasubbag Kepegawaian)

Dalam kesempatan tersebut dijelaskan bahwa, pentingnya melakukan tata kelola pengarsipan sebagai dokumen acuan dengan mentaati Surat Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor: 11/KMA/SK/I/2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kepegawaian dan Retensi Arsip Non Keuangan dan Non Kepegawaian Mahkamah Agung Republik Indonesia.

“Pengarsipan itu hal sepele tetapi sebenarnya sangat penting, karena sebagai dokumen acuan dalam menjalankan pekerjaan, oleh karenanya harus dikelola dengan baik. Pola pengelolaan arsiparis pada dasarnya diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan jo. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia. Alhamdulilah, kita sudah punya turunannya yang disesuaikan dengan kondisi Mahkamah Agung yaitu KMA Nomor 11/KMA/SK/I/2015, jadi nanti silahkan dibuka dan dipelajari sebagai pedoman tata kelola arsiparis”, papar Arief Harmoko sembari menyerahkan buku tata kelola arsiparis MA RI kepada Kasubbag Kepegawaian & Ortala PA Surakarta.

“Arsip itu dibagi menjadi dua, arsip aktif dan arsip in aktif. Arsip aktif maksudnya adalah arsip yang frekuensinya lebih sering dimanfaatkan. Sedangkan arsip in aktif itu tidak begitu sering digunakan. Peletakan arsip tidak boleh berdiri, harus miring. Karena kalau berdiri dapat merusak dokumen. Khusus untuk bagian kepegawaian, arsip pegawai yang pension tidak boleh langsung diberikan kepada yang bersangkutan, karena kalua langsung diberikan kawatirnya hilang dan kita akan kesulitan untuk mengurus hak-hak mereka bila suatu saat dibutuhkan. Arsip keuangan juga tidak diperbolehkan langsung untuk dihapus, paling cepat 15 tahun, baru boleh dihapus”, jelas Arief.

(Pemateri sedang mempraktekkan cara menggunakan box arsip)

“Sebisa mungkin arsip juga harus disimpan ke dalam box arsip yang aman sesuai petunjuk Perka ANRI. Alhamdulilah, Mahkamah Agung adalah satu-satunya instansi yang sudah menerapkan ketentuan ANRI”, tutup Arief sambil memberikan sample box arsip ke Kasubbag Umum PA Surakarta.

Dalam hal tata kelola kearsipan memang selama ini belum begitu diperhatikan secara serius, oleh karenanya masih banyak para pegawai yang belum mengetahui tata kelola arsiparis, sehingga tanya jawab berlangsung menarik karena rasa penasaran pegawai PA Surakarta.

(Para Pimpinan PA Surakarta berfoto bersama dengan Pemateri di depan pintu PA Surakarta)

Dan untuk mengakhiri kunjungan, para pejabat Pengadilan Agama Surakarta dan Pemateri dari Mahkamah Agung berfoto bersama di depan pintu masuk Pengadilan Agama Surakarta. (Adm/Ysron).